5.การเตรียมการเพื่อดำเนินการ
การแก้วิกฤตการณ์ต้องอาศัยการทำงานเป็นทีมที่ต้องรวมใจกันเป็นหนึ่งทั้งองค์กร เพราะในช่วงที่องค์กรมีปัญหา ขวัญและกำลังใจเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง ซึ่งที่กล่าวนี้จะเกิดขึ้นได้ก็ต้องอาศัยการจูงใจ การสื่อความ การให้ข้อมูลให้ทั่วถึงและรู้ความจริงที่จำเป็นอย่างเท่าเทียมกัน
เมื่อแผนยุทธศาสตร์ได้ถูกกำหนดขึ้นและได้รับอนุมัติให้ดำเนินการ การตระเตรียมการเพื่อให้ยุทธศาสตร์นั้นสมบูรณ์ ได้รับการปฏิบัติจากทุกฝ่ายเป็นอย่างดี เช่นเดียวกับการสงคราม เมื่อทราบกำลังฝ่ายข้าศึก ได้ทราบความรุนแรงของปัญหาและผลกระทบที่จะเกิดขึ้นจากสงคราม การเตรียมการเพื่อรับมือกับสภาวะสงคราม ทั้งการกักตุน สำรองอาหาร กำหนดมาตรการป้องกันผลกระทบ
การตระเตรียมการรวมถึงการจัดกำลังพล จัดกำลังทัพ การกำหนดตัวแม่ทัพ การกำหนดยุทธศาสตร์ของแต่ละฝ่าย การสรรหาตัวบุคคลที่จะทำงานพิเศษนี้ ถ้าเป็นในองค์กรก็คือ การตั้งคณะทำงานพิเศษ การมอบหมายงานตามยุทธศาสตร์ ถ้าเป็นปัญหาฝ่ายผลิตก็ต้องตั้งคณะทำงานในฝ่ายผลิต เพื่อตรวจสอบระบบทำงานว่าเกิดอะไรขึ้นจึงเกิดสินค้าที่มีปัญหา ฝ่ายตลาดก็ต้องคอยสืบข่าวในตลาด การประสานงานกับร้านค้า ลูกค้าเพื่อสำรวจขอบเขตความเสียหาย ฝ่ายประชาสัมพันธ์ก็ตรวจตราข่าวในสื่อมวลชน และเตรียมการด้านการสื่อความ การเลือกเอเยนซีประชาสัมพันธ์มาช่วย ฝ่ายกฎหมายก็ต้องศึกษาในข้อกฎหมายว่ามีปัญหากฎหมายที่ต้องควรระวังหรือไม่ เช่นเกี่ยวกับกฎหมายอาหารและยา ที่จะทำให้เจ้าหน้าที่รัฐเข้ามาเกี่ยวข้องหรือไม่
ในหลายกรณีเกิดจากเจ้าหน้าที่ของรัฐไปตรวจพบว่า สินค้าของเรานั้นมีจุดบกพร่องทางด้านคุณภาพ ทางด้านตัวสินค้า ทางด้านใบอนุญาต ทางด้านสูตรกับตัวสินค้าไม่ตรงกัน ทำให้เกิดความตื่นตระหนกตกใจเมื่อทางราชการออกมาประกาศทางสื่อมวลชน มีเจ้าหน้าที่ราชการมาค้นที่โรงงานมาตรวจกรรมวิธีการผลิต ในกรณีนี้ก็ต้องมีฝ่ายประสานงานกับราชการ ฝ่ายกฎหมายที่ต้องเตรียมมาตรการในด้านกฎหมายเพื่อป้องกันการกลั่นแกล้งที่ทำให้เรื่องเล็กกลายเป็นเรื่องใหญ่ สิ่งที่ดีที่สุดก็คือเมื่อเกิดเหตุการณ์ที่ผิดปกติในการดำเนินการเรื่องใดก็ตามที่จะปรากฏต่อสายตามหาชน เช่น การแถลงการณ์ การออกจดหมายเวียน จดหมายถึงลูกค้า ควรให้ผู้เชี่ยวชาญทางกฎหมายตรวจสอบถ้อยคำทุกครั้งเพื่อป้องกันความผิดพลาดที่จะทำให้เกิดปัญหาใหม่อีก
การตั้งงบประมาณเพื่อดำเนินการในการนี้เป็นการพิเศษ ทั้งในการเตรียมการเรื่องการทำแคมเปญผ่านสื่อมวลชนถ้าจำเป็น การตั้งหน่วยทำงานพิเศษที่ต้องมีค่าใช้จ่าย การต้องซื้อเครื่องตรวจสอบหรือเครื่องจักรเพิ่มเติม เพื่อเป็นการแก้ปัญหาให้ยุติแบบสมบูรณ์และไม่เกิดปัญหาอีก เพราะในบางครั้งเกิดจากความเสียหายชั่วคราว ก็อาจจะต้องไปจ้างบุคคลภายนอกช่วยผลิตให้แทนระยะหนึ่ง
การตั้งศูนย์บัญชาการควบคุมวิกฤตการณ์ (Crisis Centre)
ในภาวะวิกฤต ระบบข้อมูลคือหัวใจสำคัญ การรวมข้อมูลไว้ที่ศูนย์กลางเพื่อการประสานงานทั่วประเทศ ทั่วองค์กร เพื่อให้การสื่อความรวดเร็ว ปัจจุบันองค์กรยุคใหม่จะมีระบบไอทีเข้ามาช่วยวางระบบการสื่อสารและการบันทึกข้อมูลจากทั่วประเทศ บันทึกการติดต่อจากบุคคลภายนอก สื่อสารข้อมูลนั้นไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้องทันการ และมีการแก้ไขอย่างทันท่วงที
ระบบ Call Centre คือระบบสื่อสารทางโทรศัพท์และไอทีสมัยใหม่ที่สามารถรับรู้ข้อมูลทางโทรศัพท์โดยใช้เบอร์เดียวแต่สามารถแยกสายส่งสายไปทั่วองค์กร ที่จะส่งข่าว ร้องเรียน แจ้งปัญหา จากนั้นก็มีการวางระบบภายในที่แยกเรื่องราวของหน่วยงานที่จะรับแจ้งปัญหา มีระบบฉุกเฉินที่พร้อมรับสถานการณ์
การติดตั้งระบบสื่อสารสมัยใหม่ เช่น อินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต อีเมล์ แฟกซ์ ที่สามารถรับข้อมูลได้ในทุกรูปแบบ การสามารถสื่อความตอบโต้สั่งการไปได้ในทันที ด้วยระบบดังกล่าวซึ่งปัจจุบันสามารถวางแผนด้วยระบบคอมพิวเตอร์ได้
สิ่งที่สำคัญคือ ระบบที่อยู่และติดต่อกับลูกค้า ร้านค้าที่เราต้องการจะต้องมีการปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ เพราะบางครั้งเป็นข้อมูลเก่าที่ไม่ได้บันทึกการเปลี่ยนแปลงมาเลยนับสิบปี ตัวอย่างชื่อและที่อยู่ของพนักงานทุกคนในองค์กร ปรากฏว่าบริษัทใหญ่แห่งหนึ่งเกิดเรื่องใหญ่พนักงานนัดหยุดงานไม่ยอมมาทำงาน บริษัทต้องการจะติดต่อกับพนักงานทุกคนด้วยการส่งจดหมายชี้แจงข้อเท็จจริงให้ถึงบ้าน ปรากฏว่าชื่อและที่อยู่ของฝ่ายบุคคลนั้น ตั้งแต่รับพนักงานเข้ามาไม่เคยมีการบันทึกการเปลี่ยนแปลงเลย พอเกิดวิกฤตการณ์ขึ้นมาก็เอามาใช้ไม่ได้เลย
บริษัทขายตรงแห่งหนึ่ง เกิดวิกฤตการณ์ทางด้านคุณภาพสินค้าที่ต้องการแจ้งให้ตัวแทนจำหน่ายทุกคนทราบข้อเท็จจริงเพื่อจะได้ไม่เกิดความตื่นตระหนก ปรากฏว่าการสื่อสารติดต่อเดิมใช้ระบบสื่อสารผ่านแม่ข่าย ซึ่งเป็นตัวแทนที่เป็นหัวคิวใหญ่ซึ่งไม่ยอมแจ้งรายชื่อและที่อยู่ให้บริษัท เพราะเกรงว่าบริษัทจะติดต่อถึงลูกข่ายโดยตรง แม้บริษัทพยายามสื่อสารผ่านแม่ข่าย แต่ปรากฏว่าทุกอย่างเป็นไปอย่างกระท่อนกระแท่น ไม่ถึงมือตัวแทนจำหน่ายโดยตรง ทำให้ข่าวลือไม่มีวันจบสิ้น เพราะขาดการสื่อความที่ดี
การตั้งศูนย์บัญชาการ หรือ War Room ซึ่งจะมีแผนที่ประเทศไทยขนาดใหญ่ แผนที่ทุกจังหวัดติดเต็มข้างฝาเพื่อสะดวกในการประชุมอธิบายแผนงาน องค์กรที่เข้มแข็งจะมีแผนที่ร้านค้าข้อมูลร้านค้า คุณลักษณะของเจ้าของกิจการ ลูกข้อรายใหญ่ ศักยภาพ ตัวแทนรายใหญ่ สัมพันธภาพ ฯลฯ
ตัวอย่างของศูนย์ควบคุมวิกฤตการณ์ที่เป็นตัวอย่างที่ดี คือระบบศูนย์บัญชาการเลือกตั้งของการเลือกตั้งพรรคใหญ่ๆ ข้างฝาจะมีแผนที่บริเวณการเลือกตั้งทุกเขตอย่างละเอียดจนถึงทุกตรอกซอกซอย จากนั้นจะมีข้อมูลจำนวนประชากรแยกเป็นรายเขต จำนวนผู้มีสิทธิ์ออกเสียงเลือกตั้ง จำนวนผู้มาใช้สิทธิ์ของทุกการเลือกตั้ง ผู้สมัครในอดีตคนใดได้คะแนนเท่าใด อยู่พรรคใด ย้ายไปพรรคใด
จากนั้นเมื่อถึงเวลาเลือกตั้งจริงก็จะมีระบบการทำโพลภายใน เทียบกับโพลภายนอก ถ้าเป็นภายในก็สามารถมีตัวเลขแยกเป็นรายเขต มีกราฟแสดงสถิติขึ้นลงทุกครั้งที่รายงานการสำรวจกลับเข้ามา บางแห่งทำการวิจัยทุกวัน แต่กระจายเป็นเขตๆ ก็จะทำให้ข้อมูลเข้ามาทุกวัน ทำให้ผู้บัญชาการเลือกตั้ง มีข้อมูล สามารถแก้ไขสถานการณ์ ปรับยุทธศาสตร์ได้ทันท่วงที
การประสานงานในศูนย์บัญชาการที่ดี คือการประชุมที่มีประสิทธิภาพการประชุมสม่ำเสมอ การคัดตัวบุคคลที่เข้าร่วมประชุมที่มีคุณภาพ จะทำให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่นรวดเร็ว มีการเสนอ มีการโต้แย้งคัดค้าน มีการให้ข้อมูลใหม่ มีข้อคิดที่ดี มีมาตรการใหม่ที่ดี มีผู้นำประชุมที่ดี และมีการตัดสินใจที่ดี
แน่นอนการประชุมไม่จำเป็นต้องราบเรียบ เห็นพ้องกันไปหมดเพราะเกรงใจ หรือเกรงบารมีกันเองภายใจ จะทำให้การตัดสินใจที่ไม่มีการทักท้วงเลยอาจจะเกิดผิดพลาดขนาดใหญ่ เพราะเลือกตัดสินใจตามผู้นำซึ่งเผด็จการ มีความเชื่อมั่นในตัวเองสูง บางครั้งจนเกินเลยไปทำให้เสียหายอย่างใหญ่หลวงได้ การคัดเลือกตัวบุคคลที่จะอยู่ในการประชุมบัญชาการจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง
ในบางกรณี การมีที่ปรึกษาหรือผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง ยิ่งสำหรับบางองค์การที่ขาดบุคคลกรภายในที่มีความสามารถพอที่จะรับมือวิกฤตการณ์ได้
6.การดำเนินการ บัญชาการรบ ปฏิบัติการตามแผนยุทธศาสตร์ติดตามผล ปรับแก้
การวางแผนที่ดี การเตรียมการที่รัดกุม มีฝ่ายบริหารที่มีฝีมือ นับเป็นการเริ่มต้นที่ดี ทำให้กองทัพพร้อมที่จะเข้าโรมรันกับวิกฤตการณ์ด้วยความมั่นใจเปรียบเสมือนกองทัพที่ออกศึก ที่มีการเตรียมพร้อม มีการวางแผนมีการฝึกซ้อมมาแรมปี เมื่อจะเคลื่อนขบวนทัพออกนอกประตูเมือง ก็จะมีชาวเมืองมาโปรยดอกไม้ให้เกิดกำลังใจฮึกเหิม แปลว่าถ้าเริ่มต้นดี กองทัพก็ชนะไปแล้วเสียตั้งครึ่ง
แต่ผลการสู้รบจะแพ้หรือชนะจริงๆ นั้นไปอยู่ที่ว่าเวลาลงมือรบและปะทะกันจริงๆ แล้ว จะดีเหมือนอย่างที่ราวางแผนหรือเปล่าต่างหาก ถึงแม้ว่าภาษิตซุนวูจะกล่าวไว้ว่า รู้เขารู้เรา รบร้อยครั้งชนะร้อยครั้ง แต่การ รู้ เท่านั้นจะไม่มีประโยชน์เลย ถ้าการ ทำ ไม่ได้เรื่อง คือรู้ แต่ทำไม่ได้ หรือได้แต่ไม่ดี หรือหนักไปยิ่งกว่านั้น รู้แล้วแต่กลับไม่ทำอะไรเลย
ความสำเร็จของแผนการทั้งหมดจึงอยู่ที่ตรงนี้ การลงมือกระทำปฏิบัติจริงตามแผนที่วางไว้ นักรบที่ผ่านสงครามมาแล้วอย่างโชกโชน แม้จะแต่งตัวสกปรก ซอมซ่อ ฝุ่นจับ เพราะกรำศึกคลุกฝุ่นมานาน แต่มาถึงขั้นลงมือประจัญบานกันเข้าจริงๆ ก็สามารถเอาชนะทหารที่แต่งเครื่องแบบสวย มีขบวนทัพอย่างงดงามชนิดแกะมาจากตำรา ทำให้แตกพ่ายไปเป็นขบวน เพราะทนต่อความเอาจริงเอาจัง ทนต่อแรงสู้ และสู้นักรับที่ผ่านสงครามาแล้วไม่ได้
เช่นเดียวกัน องค์กรเล็กแต่มีจิตใจที่ยิ่งใหญ่ ผู้นำมีประสบการณ์สูง ผ่านศึกมาโชกโชน มีขวัญดี แผนยุทธศาสตร์ดี แม้มีกำลังทัพที่น้อยกว่า ทรัพยากรน้อยกว่า ก็สามารถเอาชนะองค์กรใหญ่ที่มีความพร้อมสมบูรณ์กว่าได้อย่างไม่น่าเชื่อ
สิ่งที่สำคัญที่สุด เมื่อได้รวมกันคิดอย่างดีแล้ว แผนดีแล้ว เมื่อแยกกันไปทำ การทำหน้าที่ของแต่ละฝ่ายจะชัดเจน เป้าหมายจะต้องแน่นอน เป้าหมายเป็นอันหนึ่งอันเดียว เมื่อแบ่งงานกันไปแล้ว ก็เป็นความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา ทุกฝ่ายจะต้องนำไปปฏิบัติให้ได้ แต่ถ้าเกิดเพลี่ยงพล้ำผิดพลาด ก็ต้องช่วยกันสอดส่อง คอยเตือน รีบช่วย รีบแก้ไขระบบ ข้อมูลต้องรวดเร็ว
การติดตามผล การปรับแก้กลยุทธ์
มีสาเหตุแห่งความล้มเหลวในการปฏิบัติการที่ต้องควรระวัง 10 ประการดังนี้
1.ผู้ดำเนินงานแต่ละฝ่ายเข้าใจไม่ตรงกัน การสื่อสารภายในล้มเหลว มีศึกภายใน
ในทันทีที่เริ่มดำเนินการตามแผนที่วางไว้ ปรากฏว่าผลมิได้เป็นไปตามแผนการที่วางไว้ อันสืบเนื่องมาจากความไม่พรักพร้อมของการทำงานภายในองค์กร ฝีมือของทีมงานไม่ถึง ความไม่ลงรอยกันภายในองค์กร เนื่องจากมีปัญหาภายในองค์กรคั่งค้างมานาน เคลียร์กันไม่ได้ ความไม่พอใจผู้บังคับบัญชาอยู่เก่า การต่อสู้ขัดขากันเองภายในองค์กร ความน้อยเนื้อต่ำใจจากเรื่องบางเรื่อง เพราะความไม่เป็นธรรมและอคติของผู้นำ ผลปรากฏว่างานล้มเหลวมิได้เป็นไปอย่างที่คิด แม้มอบหมายงานไปแล้วก็ทำกันไม่สำเร็จ เพราะการสื่อความผิดพลาด เข้าใจแผนไม่ตรงกัน
2.ข้อมูลผิดพลาดตั้งแต่ขั้นวางแผน ระบบข้อมูลใหม่ไม่เพียงพอ
สืบเนื่องมาจากระบบข้อมูลเบื้องต้นที่ฝ่ายเสนาธิการได้รับในช่วงวางแผน ปรากฏว่าได้ข้อมูลมาผิด หาต้นเหตุผิด หาบุคคลที่เป็นสาเหตุผิดตัว จับปัญหาผิดประเด็น เมื่อเริ่มดำเนินการตามแผน นอกจากไม่ได้ผลตามที่คาดไว้ ยังกลายเป็นบานปลายไปกันใหญ่ สถานการณ์ยิ่งทรุดหนักลงไปอีก หลายครั้งเกิดจากการวิจัยผิดพลาด และผู้บริหารก็หลงเชื่อการวิจัยอย่างหัวปักหัวปำ ใครเตือนก็ไม่ยอมฟัง ไม่ยอมแก้ไข หลายกรณีเกิดจากการให้ข้อมูลผิดพลาดของหน่วยข่าวกรอง บุคคลใกล้ชิดผู้นำที่แอบให้ข้อมูลลับที่คนอื่นไม่ทราบ ปรากฏว่าข้อมูลนั้นถูกวางยา หรือวางแผนซ้อนมาอีกชั้นหนึ่ง กว่าผู้บริหารจะรู้ตัวว่าถูกหลอก และตัดสินใจไปผิดแล้วก็สายเสียแล้ว
3.ปัญหาหนักกว่าที่ประมาณการไว้ เรื่องราวที่มีปัญหาซับซ้อนกว่าที่คิด
สิ่งที่ต้องควรระวังอย่างยิ่งคือ ในทันทีที่เกิดวิกฤตการณ์ การติดตามสถานการณ์ลุกลามไปอย่างรวดเร็วมากอย่างที่คาดไม่ถึง มีผู้หวังร้ายที่พร้อมจะซ้ำเติมเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว กลายเป็นถูกตีโอบกระหน่ำจากทุกสารทิศ คนที่คาดว่าจะเป็นมิตร กลับกลายเป็นศัตรูไปอย่างไม่คาดฝัน เพราะข่าวลือนั้นแพร่ไปเร็วดุจไฟไหม้ป่า องค์กรกลายเป็นผู้ร้ายในสายตาของสังคมและประชาชน เมื่อไปคุยกับใครคนเขาก็เริ่มมีท่าทีห่างเหิน เริ่มไม่คบค้า ไปหาหน่วยงานราชการก็ถูกมองด้วยสายตารังเกียจ กลัวว่าจะแปดเปื้อนไปด้วย ทำให้การทำงานตามแผนที่วางไว้เต็มไปด้วยความลำบาก
4.มีปัญหาแทรกซ้อน สายป่านไม่ถึง งบประมาณจำกัด รัฐเข้าแทรกแซง สื่อตีกระหน่ำ
หลายกรณี เมื่อเริ่มดำเนินการปรากฏว่าไม่สามารถแก้ไขได้ เพราะมีปัญหาใหม่แทรกซ้อนขึ้นมาอีก บางครั้งก็เป็นปัญหาภายนอก บางครั้งก็เป็นปัญหาภายใน เพราะในช่วงวิกฤตการณ์ บางองค์กรจะเกิดปัญหาเรื่องงบประมาณจำกัด เพราะรายได้ตกกะทันหัน เงินขาดมือ บริษัทกำลังวุ่นวายเรื่องการเงินอยู่แล้ว แต่การดำเนินการตามแผนก็ต้องอาศัยงบประมาณ ค่าใช้จ่าย ค่าโฆษณา ค่าสื่อ ค่าสิ่งพิมพ์ ค่าจัดกิจกรรม ปรากฏว่างบไม่ผ่าน ฝ่ายการเงินไม่ยอมจ่าย มิหนำซ้ำยังปรากฏว่าเรื่องราวบานปลายไปจนถึงมือเจ้าหน้าที่รัฐ เริ่มเข้ามากวดขันเกี่ยวข้อง บางครั้งเป็นเรื่องการผลิต เรื่องสูตรที่เจ้าหน้าที่ในด้านอาหารและยาสามารถเข้ามาแทรกแซงได้ เช้ามาห้ามผลิต สั่งให้หยุดดำเนินการ อายัดของไว้ในโกดังห้ามขาย ห้ามส่งออก เป็นเพราะกระแสสื่อ
5.สถานการณ์เปลี่ยนแปลงไปจากวันที่รับข้อมูลครั้งแรก มีตัวแปรใหม่ ตัวละครใหม่
ในระหว่างวางแผนแก้วิกฤตการณ์ สิ่งที่ต้องพึงระวังคือ ในขณะที่วางแผนแก้ไขอยู่นั้น ปรากฏว่าเรื่องราวภายนอกได้เปลี่ยนไปจากต้นเดิมนานแล้ว แต่ผู้บริหารและคณะทำงานก็ยังหลงคลำอยู่กับปัญหาเก่า สาเหตุเก่า บางครั้งยังรายงานเรื่องเก่า สถานการณ์เก่าอยู่ ก็ยังแก้ไขไม่ได้ ปรากฏว่าเกิดเรื่องใหม่เปลี่ยนแปลงไปจากที่ได้รับรายงานตั้งแต่ต้น ปรากฏว่าสถานพิสดารซับซ้อนยิ่งกว่านั้น มีตัวแปรใหม่ มีตัวละครใหม่ มีผู้เกี่ยวข้องมากขึ้น
6.ประเมินสถานการณ์ผิด คิดว่าง่ายกลับยาก คิดว่าเป็นพวก แต่ไม่ใช่
ความยุ่งยากในการแก้ปัญหาวิกฤตการณ์คือ การคาดเดาล่วงหน้าว่าสถานการณ์จะต้องเป็นอย่างนั้นอย่างนี้ แต่เอาเข้าจริงๆ ปรากฏว่าเรื่องที่คิดว่าง่าย กลับยากกว่าที่คิด คนที่เราคิดว่าสามารถคุยได้จะกลายเป็นพวกเราปรากฏว่ามิได้เป็นไปตามนั้น ถ้ามิได้มีแผนสำรองวางไว้ การแก้ปัญหาก็จะผิดพลาดและแก้ไขไม่ทัน นักวางแผนที่เก่งกาจก็จะเขียนแผนสำรองหนึ่งสองสามไว้ล่วงหน้า เช่นเดียวกับสามก๊กที่ขงเบ้งจะเขียนคำตอบใส่ซองไว้ล่วงหน้าให้กับแม่ทัพ ว่าถ้าเกิดสถานการณ์อย่างนี้ให้เปิดซองที่สอง และถ้าแก้ไขแล้วก็ยังไม่สำเร็จก็ให้เปิดซองที่สาม
7.ประเมินความสามารถและกำลังตัวเองผิด นึกว่าคนของเราทำได้ แต่ทำไม่ได้
สิ่งที่ทำให้กองทัพพ่ายแพ้มากที่สุด ก็คือการประเมินกำลังรบของตัวเองผิด แม้บางครั้งจะมีรี้พลไพร่พล อาวุธที่มากกว่าเหนือกว่า แต่ก็อาจพ่ายแพ้ต่อกองทัพเล็กๆ ที่กำลังน้อยกว่า อาวุธด้อยกว่า แต่มีแผนดีกว่า ผู้นำดีกว่า ขวัญและกำลังใจดีกว่า เช่น สงครามเวียดนาม ที่กองทัพอเมริกันผู้ยิ่งยงในที่สุดพ่ายแพ้ยับเยิน การแก้วิกฤตการณ์ขององค์กรก็เช่นเดียวกัน การประเมินกำลังของเราผิด ประเมินฝีมือลูกน้องเราผิด คิดว่าคนของเราจะทำได้แต่เอาเข้าจริงกลับทำไม่ได้ ส่งแผนไปแต่ละแผนกลับหายเงียบ แล้วไม่รายงานความล้มเหลวเพราะกลัวถูกตำหนิ มิหนำซ้ำทุกครั้งที่ถามก็จะตอบว่าไม่มีปัญหา กำลังดำเนินการอยู่ แก้ไขได้ไม่ต้องห่วง มารู้เข้าอีกทีก็พ่ายแพ้เสียหาย แตกยับเยินเสียกระบวนท่านานแล้ว เจ้านายมารู้ภายหลังถึงกับช็อกหนีแทบไม่ทัน เช่น กรณีพระเจ้าชาห์แห่งอิหร่าน หรือกรณีแทนทาลัม
8.การต่อต้านหนักกว่าที่คาดไว้ คู่แข่งเพิ่มยุทธการใหม่ซ้ำเติม
ในการทำธุรกิจการค้า เป็นธรรมดาที่ย่อมต้องมีคู่แข่งขันซึ่งได้ประโยชน์จากวิกฤตการณ์ของเรา บางคนก็เป็นนักธุรกิจที่มีคุณธรรม แต่บางคนก็เป็นพ่อค้าใจเหี้ยมที่พร้อมจะซ้ำเติมถ้าเห็นว่าเราเพลี่ยงพล้ำ เพราะถือเป็นโอกาสที่จะได้เข้ายึดครองส่วนแบ่งตลาดเพิ่มขึ้น สามารถทำให้ลูกค้าเปลี่ยนใจ เพราะรอสถานการณ์นี้มานาน มีหลายกรณีในระหว่างที่เรากำลังเพลี่ยงพล้ำ คู่แข่งจะออกมาตรการใหม่ โปรโมชั่นใหม่ ซ้ำจุดอ่อนของเรา เช่น กรณีเกิด NPL ในวงการธุรกิจจัดสรรที่ดิน ปรากฏว่าบริษัทที่มีความได้เปรียบทางการเงิน ก็จะออกมาโฆษณาเยาะเย้ยซ้ำเติมว่า ระวังซื้อบ้านไม่ได้บ้าน เพื่อทำให้ลูกค้าตื่นตระหนกแตกตื่นเข้าไปอีก ซ้ำร้ายสถาบันการเงินก็ยิ่งบีบคั้นจนหน้าเขียวปิดประตู แบงก์ชาติก็ยิ่งออกกฎเข้มข้นซ้ำเติมหนักเข้าไปอีก เพราะทุกคนก็ล้วนแล้วแต่พยายามเอาตัวรอดเพื่อปกปิดความผิดของตัวเอง ลดความเสี่ยง ทำให้การแก้ปัญหาที่คาดไว้ล่วงหน้าเต็มไปด้วยอุปสรรคและขวากหนาม
9.การดำเนินงานผิดพลาดจากแผนที่วางไว้ เกิดความสับสนอลหม่านในการดำเนินงาน
หลายครั้งในการดำเนินการ ปรากฏว่าเกิดความผิดพลาดในการทำงาน บางครั้งเนื่องจากขวัญและกำลังใจของทีมงานที่อ่อนแออยู่แล้ว เมื่อมีคำสั่งมาก็ทำงานแบบไม่เต็มใจ ไม่เชื่อว่าแผนที่ทำนั้นจะเป็นไปได้ ปรากฏว่าทุกอย่างกลับสับสนอลหม่านไม่เป็นไปตามที่สั่งให้แก้ไขสถานการณ์ ถ้าเป็นทหารให้ไปรบก็พ่ายแพ้ แตกยับ ถอยร่น หนีสงครามกลับมาไม่เป็นขบวน ถ้าเป็นปัญหาแรงงาน สั่งให้ไปสลายม็อบ สลายขบวนการต่อต้าน เจรจาเพื่อให้เกิดสันติ กลับปรากฏว่านอกจากสลายไม่ได้แล้ว กลับกลายเป็นมีผู้เดินขบวนต่อต้านมากขึ้น ผู้ประท้วงมากขึ้นและรุนแรงขึ้น ผิดแผนไปหมด
10.ผู้นำและระบบบัญชาการมีปัญหา มอบหมายผิดคน ผู้นำถอดใจ พนักงานแปรพักตร์
สรุปสุดท้ายของปัญหาของการดำเนินการตามแผนคือ คน เป็นหัวใจที่สำคัญที่สุดในการกู้วิกฤตการณ์ เพราะบางครั้งการใช้คนผิดงานไปทำงาน ใช้คนมือไม่ถึง รวมไปถึงตัวผู้นำผู้บัญชาการรบเองก็มีปัญหาของตัวเองตั้งแต่ต้นเพราะหมดบารมี ไร้ความสามารถ เมื่อสั่งบัญชาการรบก็ขาดวินัย ไม่มีใครเชื่อถือ หนักไปยิ่งกว่านั้นพนักงานที่คิดว่าจะซื่อสัตย์กลับแปรพักตร์ไปอยู่ฝ่ายตรงข้าม เกิด Toxic Man ในองค์กร คือมีงูเห่าอยู่ในองค์กรที่คอยสอดแนมและป้อนข้อมูลให้บุคคลภายนอก ให้สื่อมวลชน โดยมีเจตนาร้ายเพื่อทำลายองค์กรเพราะเหตุผลส่วนตัว หรือจะด้วยอะไรก็แล้วแต่
สรุปผลการดำเนินงาน ประเมินสถานการณ์ วิเคราะห์บทเรียน เพื่อแก้ไขปรับปรุงแบบยั่งยืน
ทุกครั้งที่เกิดวิกฤตการณ์ เมื่อมีการวางแผน แก้ไข และดำเนินการไปตามแผนแล้ว สิ่งสำคัญที่สุดก็คือ การสรุปผลการดำเนินงานว่าทุกย่างเป็นไปตามที่วางไว้หรือไม่ ในระหว่างการดำเนินงานก็มีการแก้ไขทันสถานการณ์หรือไม่ แผนมีปัญหาหรือไม่ การปรับแก้ไขทันท่วงทีหรือไม่ คนที่เรามอบหมายงานไปทำหน้าที่เป็นอย่างไร ต้องเปลี่ยนตัวบุคคลหรือไม่ และสุดท้ายสามารถควบคุมสถานการณ์ได้หรือไม่ และสามารถควบคุมได้เบ็ดเสร็จหรือไม่ ถาวรหรือไม่ ยังต้องระวังอะไรอีกหรือไม่
การประชุมเพื่อสรุปแผนจะต้องกระทำอย่างสม่ำเสมอ ถ้าเป็นในระหว่างวิกฤต ผู้นำและทีมงานแทบจะต้องประชุมทุกวัน ต้องอยู่ในสถานการณ์ อยู่ในวอร์รูม หรือห้องบัญชาการรบที่เต็มไปด้วยแผนที่ สถิติ ข้อมูล มีกราฟ มีตัวเลข มีแผนผังการดำเนินการของแต่ละท้องที่ทั่วประเทศผลของการดำเนินการ สถานการณ์ดีขึ้นหรือเลวลง มีผลข้างเคียงสืบเนื่อง หรือบานปลายหรือไม่
แต่เมื่อสถานการณ์คลี่คลายลง ก็ยังต้องมีการประชุมอย่างสม่ำเสมอ อาจจะเป็นสัปดาห์ละครั้งเพื่อวิเคราะห์ผลดำเนินการ และการเตรียมการสำหรับปัญหาอนาคต การแก้ไขแบบเบ็ดเสร็จเพื่อป้องกันมิให้ปัญหาเกิดขึ้นอีก การวางแผนระยะยาว การปรับองค์กร การปรับบุคลากร
หลายองค์กรหลังจากที่เกิดวิกฤตการณ์ด้านภาพพจน์องค์กร จึงเริ่มได้ คิดว่า ไม่มีฝ่ายประชาสัมพันธ์ที่เข้มแข็งมาก่อน มีแค่พนักงานประชาสัมพันธ์ที่รู้งานประชาสัมพันธ์ตามตำรา ขาดทักษะและประสบการณ์ในการเผชิญปัญหาใหญ่ ไม่มีการวางแผนล่วงหน้า ไม่มีการวางแผนป้องกัน หลังพายุสงบลงก็เริ่มมีการตั้งประชาสัมพันธ์ ที่มีพนักงานบริหารระดับสูงรับผิดชอบ มีการจัดงบประมาณล่วงหน้า มีฝ่ายประสานสื่อมวลชน
บางองค์กรถึงกับมีการจัดทัพใหม่ เพราะมีปัญหาตั้งแต่ฝ่ายผลิต ฝ่ายตลาด ฝ่ายบริหาร เรียกว่ามีปัญหาครบวงจร ต้องแก้ไขกันใหม่ ทั้งระบบการผลิต การควบคุมคุณภาพ การวางตลาด การสร้างศรัทธาต่อลูกค้า การเก็บเงิน การบริการหลังการขาย หลายองค์กรต้องลงทุนสร้างโรงงานใหม่ที่ทันสมัย ซื้อเครื่องจักรใหม่ จ้างผู้เชี่ยวชาญภายนอกมาเป็นที่ปรึกษา เพื่อสร้างระบบ GMP (Good Manufacturing Practice) ถึงแม้ว่าจะดูว่าเป็นยุทธศาสตร์วัวหายแล้วล้อมคอก แต่ก็ยังดีกว่าปล่อยปละละเลยจนเกิดปัญหาซ้ำแล้วซ้ำอีก
บางองค์กรมีการเปลี่ยนบุคลากรทางการตลาดแบบยกแผง เพราะปรากฏว่าเอาเข้าจริงๆ อ่อนยวบไปทั้งองค์กร สู้คู่แข่งขันไม่ได้เลย ยิ่งเกิดวิกฤตการณ์ก็ยิ่งตื่นตระหนก ระส่ำระสาย ผู้นำการตลาดที่ไม่เข้มแข็ง ไม่มีบารมี ควบคุมสถานการณ์ไม่ได้ เหตุการณ์จึงยิ่งบานปลายไปกันใหญ่ เพราะถือเป็นหน่วยรบแนวหน้า มีฝ่ายขายเป็นทหารราบยึดพื้นที่ เป็นหน่วยที่สัมผัสตลาดแถวหน้าสุด ถ้าทหารราบพ่ายแพ้ ทุกอย่างก็ไม่เป็นกระบวนท่า แต่บุคคลที่สำคัญที่สุด ก็คือตัวผู้นำเองที่ต้องพิจารณาตัวเองเหมืนกัน การสั่งการที่ผิดพลาดซ้ำแล้วซ้ำอีก ความที่มือไม่ถึง ใจไม่ถึง ตาไม่ถึง มองไม่เห็นปัญหา สั่งงานแบบ ถูกใจ มากกว่า ถูกต้อง มีลูกน้องประจบสอพลอรายล้อมเต็มไปหมด สิ่งที่ยากที่สุดจึงอยู่ที่ตรงนี้ว่า ใครจะเป็นคนที่อาจโดนแมวโกรธแล้วขย้ำเอาง่ายๆ ถ้าขืนไปทำตัวเป็นผู้กล้าหาญ ก็อาจจะกลายเป็นเหยื่อบริสุทธิ์ขององค์กร
คำว่า ทิฐิ หรือ Ego จึงเป็นคำเล็กๆ แต่มีความหมายยิ่งใหญ่และกว้างขวาง สามารถทำให้องค์กรที่ยิ่งยงแตกสลายได้ ทำให้องค์กรที่มีชื่อเสียงมานานล้มหายตายจาไปได้ ทำให้กองทัพที่เกรียงไกรพ่ายแพ้ได้ก็เพราะคำนี้คำเดียว
ระบบการบริหารยุคใหม่จึงพยายามเน้น ระบบธรรมาภิบาล หรือ Good Governance ซึ่งหมายถึงระบบที่ทำงานเพื่อให้เกิดประสิทธิผล ประสิทธิภาพ โดยวิธีให้เกิดความโปร่งใส มีการตรวจสอบอำนาจ ควบคุมได้ ถ่วงดุลอำนาจได้ และสำคัญที่สุดคือ ให้บุคลากรระดับล่างมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น
ทุกครั้งหลังวิกฤตการณ์ที่เรียกว่า ฟ้าหลังฝน จึงควรมีการสรุปบทเรียนที่ได้จากวิกฤตการณ์ สรุปเป็นกรณีศึกษา เขียนเรื่องราวทั้งหมดและบันทึกไว้ บันทึกทุกรายละเอียดและเก็บไว้เป็นรายงานพิเศษ เพื่อที่ว่าถ้าเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ จะได้นำมาศึกษา ตรวจสอบว่าได้ดำเนินการอะไรไปบ้าง ได้ผลอย่างไร แผนอะไรที่ประสบความสำเร็จสูงสุด ได้ผลที่สุด ใครก็รับผิดชอบ แผนใดที่ล้มเหลว เพราะอะไร และใครรับผิดชอบ เพื่อผลในการวางแผนองค์กรในอนาคตต่อไป และเพื่อมิให้เกิดเหตุการณ์ประวัติศาสตร์ซ้ำรอยอีก
|